Wiele osób które pracują na stanowiskach PR manager stwierdza, że organizacja różnego rodzaju imprez nie jest zaliczana do najmilszych zadań które muszą wykonać. Na pewno śmiało można powiedzieć, że wiele osób pracujących w tym zawodzie organizowania imprez uczy się na własnych błędach. Jednakże jest kilka niezwykle istotnych kwestii, które rzutują na całość i jeżeli się o nie zadba, jest niemalże pewne, że bez problemu impreza zostanie zorganizowana jak najlepiej i bez większego stresu.
Na pewno istotny jest przede wszystkim odpowiedni harmonogram przygotowań jak też bardzo często samej imprezy. Najważniejszą kwestią z pewnością jest termin imprezy, którego pod żadnym pozorem nie wolno przekroczyć. Dlatego stanowi on „deadline” i wszystko co się planuje musi być robione z myślą o jego dotrzymaniu. Koniecznie podczas tworzenia harmonogramu należy wszystkim osobom które będą się tym zajmowały dobrze rozpisać i wyraźnie określić ich obowiązki związane z przygotowaniem imprezy. Dobrze jest także, jeżeli potem te obowiązki nie są zmieniane. Dzięki temu każdy według listy swoich zadań może wcześniej przygotować się do ich realizacji.
Na pewno także osoby zajmujące się przygotowaniem imprezy muszą być ze sobą w kontakcie. Najlepiej jeżeli jest możliwość porozumiewania się ze sobą przez całą dobę, aby nie trzeba było godzinami czekać na odpowiedź związaną z obowiązkami innej osoby które rzutują na wykonanie poszczególnych etapów przygotowań. Tutaj korzystnie jest, jeżeli przygotuje się swoiste raporty z postępu przygotowań. Wtedy będzie można stwierdzić, czy postępują one tak jak powinny. Zazwyczaj bowiem obowiązki które mają poszczególne osoby łączą się ze sobą i opóźnienie po jednej ze stron może skutkować opóźnieniem prac całego zespołu.
W przygotowywaniu imprez znaczenie ma także umiejętność przewidywania faktów, a w szczególności sytuacji które mogą wpłynąć niekorzystnie na całość. Zazwyczaj wprawdzie zakłada się, iż wszystko będzie przebiegało bez problemu, jednakże realnie może się to nico bardziej pogmatwać. Warto więc przygotować plan działania na tak zwane sytuacje awaryjne czyli takie kiedy nie wszystko układa się tak jak powinno. W razie ich wystąpienia bowiem można je zastosować, a nie trzeba się obawiać tego, że cała impreza zagrozi fiaskiem. Gdy przygotowuje się imprezę na powietrzu, to bez względu na panujące, doskonałe warunki pogodowe, należy się przygotować na to, że być może pogoda się załamie i zacznie padać. Wtedy trzeba mieć opracowany plan co robić, aby impreza mogła się bez wielkich problemów dalej odbywać. W zanadrzu można mieć na przykład namioty, dzięki którym zapewni się gościom ochronę przed deszczem lub ewentualnie przygotować pomieszczenia, do których w razie potrzeby będzie można całą imprezę przenieść.
Z pewnością przygotowanie pierwszej imprezy jest najtrudniejszym zadaniem. Po każdej z nich dobrze jest analizować sytuację i wyciągać konsekwencje ewentualnych błędów i niedociągnięć. To pozwoli zapobiegać im w przyszłości.